- Formål
Det er foreningens formål at formidle og udvikle kendskab til et bredt udvalg af jazzgenrer blandt Gentofte kommunes borgere samt andre interesserede. Målet er at skabe øget interesse for jazzmusik såvel hos børn og unge som hos voksne og ældre, så der på tværs af generationer skabes glæde, engagement, fællesskab og ansvarlighed omkring foreningens arbejde og aktiviteter.
- Aktiviteter
Blandt foreningens aktiviteter kan blandt andet være at afholde koncerter, ballrooms, foredrag, workshops og events med udgangspunkt i Gentofte kommune. Der regnes med afholdelse af mindst 6 årlige arrangementer primært i perioden oktober til maj.
- Navn og hjemsted
Gentofte Jazzklub. Foreningen er stiftet i 2019.
Gentofte Hovedbibliotek, Ahlmanns Alle 6, 2900 Hellerup – eller en anden af bestyrelsen besluttet adresse.
- Medlemmer
Alle enkeltpersoner over 16 år kan blive medlemmer. Børn og unge under 16 år er omfattet af en forælders medlemskab. Foreninger, organisationer, virksomheder og lignende vil på særlige vilkår kunne blive medlemmer efter aftale med bestyrelsen.
Anmodning om medlemskab søges via foreningens hjemmeside, E-mail eller i forbindelse med arrangementer.
- Eksklusion
Medlemmer, der modarbejder foreningens formål, kan ekskluderes. Beslutning om eksklusion kan træffes af bestyrelsen. Beslutningen kan indbringes til afgørelse på førstkommende generalforsamling.
- Kontingent
Medlemmer er forpligtet til at betale det på den seneste generalforsamling vedtagne kontingent. Kontingent fastlægges mindst på et niveau, der sikrer overholdelse af formelle krav for opnåelse af tilskud i henhold til Folkeoplysningsloven og/eller fra lignende relevante tilskudsordninger
Skyldes kontingent, slettes skyldneren, om muligt efter varsel, som medlem 3 måneder efter, at kontingentet skulle være betalt.
- Generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Der afholdes generalforsamling en gang om året senest den 31. marts i kalenderåret.
Alle medlemmer over 16 år, der på tidspunktet for afholdelse af en generalforsamling eller en ekstraordinær generalforsamling har betalt kontingent, har møde- og taleret på generalforsamlingen og er valgbare. Hvert medlem har en stemme. Et medlem kan stemme ved fuldmagt for ét andet medlem.
Tidspunkt for afholdelse af generalforsamling varsles senest 8 uger før generalforsamlingen afholdes.
Indkaldelse til generalforsamling udsendes tidligst 4 uger før generalforsamlingen afholdes og senest 2 uger før afholdelse.
Indkaldelse med bilag til generalforsamling og ekstraordinær generalforsamling og i øvrigt tilhørende kommunikation foregår ved anvendelse IT.
Når en generalforsamling er lovligt varslet, er den beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal.
Dirigenten beslutter afstemningsmåde på generalforsamlingen.
Faste punkter på dagsordenen for generalforsamlingen er:
- Valg af dirigent
- Bestyrelsens beretning forelægges til godkendelse.
- Årsrapport forelægges til godkendelse.
- Budget forelægges til orientering.
- Fastlæggelse af kontingent.
- Indkomne forslag til behandling.
- Valg af 7 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter.
- Valg af revisor og revisorsuppleant for 1 år.
- Eventuelt.
Dagsordenen kan af bestyrelsen udvides med yderligere dagsordenpunkter.
Alle medlemmer kan stille forslag til behandling på en generalforsamling. Indkomne forslag til behandling på en generalforsamling skal begrundes og stilles skriftligt, og de skal være bestyrelsen i hænde senest 6 uger før afholdelse.
Indkaldelse til generalforsamling vedlægges dagsorden, beretning, årsrapport, budget, indkomne forslag og andet relevant materiale til behandling.
Forslag, der skal behandles på generalforsamlingen, skal være beskrevet i indkaldelsen. Er der tale om vedtægtsændringer, skal disse fremgå i deres fulde ordlyd med præcis formulering af tekst og henvisning til paragraf.
Forslag, der behandles på en generalforsamling, vedtages med almindeligt flertal. Forslag vedrørende vedtægtsændringer vedtages med kvalificeret flertal på 75 % af de afgivne stemmer.
Der afholdes ekstraordinær generalforsamling, når det ønskes af bestyrelse, eller når det kræves af mindst 20 % af foreningens medlemmer.
Tidspunkt for afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling varsles, senest 4 uger før den ekstraordinære generalforsamling afholdes.
Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling udsendes tidligst 4 uger før og senest 2 uger før afholdelse.
Indkaldelsen vedlægges dagsorden, indkomne forslag og andet relevant materiale til behandling.
Bestyrelsen og medlemmer, der repræsenterer mere end 20 % af medlemmerne, kan stille forslag til behandling på en ekstraordinær generalforsamling. Indkomne forslag til behandling på den ekstraordinære generalforsamling skal begrundes og stilles skriftligt, og de skal være bestyrelsen i hænde, senest 3 uger før den ekstraordinære generalforsamling afholdes.
Forslag, der skal behandles på en ekstraordinære generalforsamlingen, skal være beskrevet i indkaldelsen. Er der tale om vedtægtsændringer, skal disse fremgå i deres fulde ordlyd med præcis formulering af tekst og henvisning til paragraf.
Forslag, der stilles på en ekstraordinær generalforsamling, vedtages ved almindeligt flertal. Forslag vedrørende vedtægtsændringer vedtages med kvalificeret flertal på 75 % af de afgivne stemmer
- Bestyrelse
Foreningen ledes af en bestyrelse, der består af 7 medlemmer. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 1 år på den stiftende generalforsamling. Efterfølgende år er 3 henholdsvis 4 af bestyrelsesmedlemmerne skiftevis på valg hvert andet år. Det besluttes, hvem der er på valg første henholdsvis andet år. Suppleanter vælges for 2 år.
Bestyrelsen vedtager i forbindelse med sin konstituering ”Forretningsorden for bestyrelsen i Gentofte Jazzklub” og vælger formand, næstformand og kasserer.
Bestyrelsen kan udpege medlemmer af en arrangementskomité, der aktivt og i fællesskab med bestyrelsen er behjælpelig med planlægning og gennemførelse af arrangementer i samarbejde med en gruppe frivillige.
Bestyrelsen tegner foreningen og er over for generalforsamlingen ansvarlig for foreningens drift. Bestyrelsen træffer afgørelse i alle sager, der ikke i henhold til vedtægterne er henlagt til beslutning på en generalforsamling.
Bestyrelsen udarbejder budgetter, gennemfører løbende budgetopfølgning, udarbejder planer for arrangementer sammen med arrangementskomitéen, udarbejder strategiske analyser, årsrapport til godkendelse af revisor samt planlægger og gennemfører generalforsamling. Det kan af bestyrelsen besluttes, at der benyttes differentierede billetsatser.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 50 % af bestyrelsesmedlemmerne er til stede.
Bestyrelsen kan indbyde andre, herunder suppleanter og særligt udvalgte, til at deltage i hele eller dele af et bestyrelsesmøde.
Bestyrelsen er ansvarlig for oprettelse af og vedligehold af foreningens hjemmeside, der blandt andet skal være tilgængelig på Gentofte Kommunes hjemmeside og på www.gentofteforeninger.dk.
Foreningen oprettes i Gentofte Kommunes Foreningsportal. Bestyrelsen er ansvarlig for at vedligeholde kontaktoplysninger i foreningsportalen.
- Økonomi
Foreningens udgifter dækkes via offentlige og/eller private tilskud, fondsmidler, sponsorater, kontingent, entré og salg i forbindelse med arrangementer.
Der tages som udgangspunkt betaling for deltagelse i foreningens arrangementer, som sammen med eventuelle tilskud og salg kan dække de udgifter, der er forbundet med arrangementet.
Foreningen drives non profit af ikke-aflønnede medlemmer. Bestyrelsen oppebærer ikke honorar, men får dækket afholdte dokumenterede udgifter.
Revisor kontrollerer, at regnskabet er rigtigt, at foreningens vedtægter er overholdt, og at årsrapport er aflagt i overensstemmelse med Gentofte Kommunes og eventuelle andre tilskudsgiveres retningslinjer. Revisor fremlægger sine bemærkninger til regnskabet på generalforsamlingen.
Regnskabsperioden følger kalenderåret, og årsrapport skal godkendes på den årlige generalforsamling.
Foreningen giver tegningsret til bestyrelsesformand og kasserer i forening.
Formanden og et bestyrelsesmedlem tegner foreningen over for Gentofte Kommune og eventuelle andre offentlige eller private interessenter.
For foreningens forpligtelser hæfter alene foreningens formue. Ingen andre har noget personligt og økonomisk ansvar for foreningens forpligtelser uden særlig skriftlig aftale med bestyrelsen herom.
- Opløsning af foreningen
Beslutning om opløsning af foreningen skal træffes på to på hinanden følgende ordinære eller ekstraordinære generalforsamlinger med kvalificeret flertal på 75 % på første generalforsamling og almindeligt flertal på den anden.
Ved opløsning af foreningen skal dennes eventuelle formue tildeles almennyttige formål, som er omfattet af ligningslovens § 8 A. Nærmere beslutning herom træffes af generalforsamlingen.
Foreningen er stiftet, og vedtægt for Gentofte Jazzklub er godkendt på den stiftende generalforsamling den 04.03. 2019 på Gentofte Hovedbibliotek.